Brede samenwerking
Steeds meer VO-scholen en leveranciers zien, dat brede samenwerking nodig is om een vlekkeloze start van het nieuwe schooljaar mogelijk te maken. Programma Start schooljaar voert regie op die samenwerking in de praktijk. Niet alleen in het vo, ook in het mbo. Sinds 1 oktober 2021 gebeurt dit vanuit uitvoeringsorganisatie Stichting SEM. SEM staat voor Samenwerkende Educatieve Marktpartijen. In werkgroepen bespreken vertegenwoordigers van instellingen en leveranciers hoe de voorbereidingen voor het nieuwe schooljaar vorderen. Risico’s worden vroegtijdig onderkend en zo mogelijk weggenomen. Er wordt gewerkt langs vier sporen:
Wijzigingen
& testen
Programma Start Schooljaar (PSS) inventariseert aan het begin van elk schooljaar de wijzigingen in school- en leverancierssystemen en de ketenwijzigingen. De afspraak is dat systemen vanaf 1 mei niet meer wijzigen. PSS organiseert ketentestdagen om de samenwerking van schoolsystemen met de systemen van leveranciers te testen in een testomgeving.
Ketenafspraken
Voor de geautomatiseerde samenwerking van systemen hanteren vo-scholen en leveranciers de ECK-standaard voor Distributie & Toegang. Daarnaast committeren zij zich ook aan praktische ketenafspraken over ieders rol, taken en verantwoordelijk-heden in de samenwerking binnen de vo-sector.
Communicatie
Het is van belang dat partijen op de hoogte zijn van elkaars wijzigingen en volgens een gezamenlijk stappenplan en een herkenbare checklist toewerken naar de start van het schooljaar. Centrale communicatie over ontwikkelingen in de keten komt de transparantie en succesvolle samenwerking ten goede.
Support
Iedere leverancier biedt zelf ondersteuning, maar verstoringen bij meer dan één instelling of leverancier moeten snel samen worden opgepakt. Hiervoor worden support-afspraken gemaakt. De eerste weken van het nieuwe schooljaar vindt dagelijks afstemming plaats. De supportpagina toont in die periode wat er speelt.